देरी भएको निर्णयले पूर्ण परियोजना रोक्छ

एउटा पूर्ण परियोजना एउटा मात्र निर्णय नहुँदा वा ढिला हुँदा रोकिन सक्छ। डिजाइनरले योजनाको अनुमोदनको प्रतीक्षा गर्छन्, खरिद टोलीले आदेश जारी गर्न हिचकिचाउँछ, र ठेकेदार सुरु गर्न नसकेर तयार बस्छ।

औपचारिक प्रतिवेदनहरूमा यो कुरा खुला बुँदा जस्तो देखिए पनि, यसको असर तालिका, लागत र अन्य पक्षहरूका सम्झौताहरूमा फैलिन्छ। त्यसैले परियोजना व्यवस्थापनको दक्षता बैठकहरूको संख्या वा प्रतिवेदनहरूको मोटाइले होइन, समस्यालाई निर्णयकर्तासम्म पुर्याउने, आवश्यक जानकारी प्रदान गर्ने, र प्रतीक्षालाई क्षतिमा परिणत हुनु अघि स्पष्ट निर्णय लिने क्षमताले नापिन्छ।

निर्णयहरू प्रायः ढिला हुन्छन् किनभने जिम्मेवारीहरू स्पष्ट हुँदैनन्। बैठकमा धेरै संलग्न पक्षहरू उपस्थित हुन्छन्, विकल्पहरूको छलफल गर्छन्, तर कसले अनुमोदन गर्ने अधिकार राख्छन् भन्ने थाहा नहुँदै बैठक समाप्त हुन्छ। उपलब्ध डाटाहरू व्यावहारिक निर्णय लिन पर्याप्त भए तापनि, थप अध्ययनको आवश्यकता भन्दै विषयलाई अर्को बैठकमा सारिन्छ। यहाँ समस्या जानकारीको अभाव होइन, बरु निर्णयको स्पष्ट मार्गदर्शनको अभाव हो, जसले अधिकार भएका व्यक्तिको पहिचान, आवश्यक मिति, र अनुमोदनपछि कार्यान्वयनको अनुगमन गर्ने निकाय निर्धारण गर्नुपर्छ।

निर्णयको गतिले घमण्ड वा अफ्ठ्यारो निर्णयको सङ्केत गर्दैन। व्यावसायिक निर्णयमा समस्याको परिभाषा, विकल्पहरूको प्रस्तुति, र प्रत्येक विकल्पको समय, लागत, गुणस्तर तथा जोखिममा पार्ने असरको विश्लेषण आवश्यक हुन्छ। तर यसले भविष्यको बारेमा पूर्ण जानकारीको माग गर्दैन, जुन भविष्यवाणी गर्न असम्भव छ।

प्रबन्धकले आवश्यक न्यूनतम डाटाको सीमा तोक्न सक्छन्, र ज्ञात तथ्यहरूको आधारमा उपयुक्त विकल्प छान्न सक्छन्। यदि कुनै बिन्दु अस्पष्ट रहन्छ भने, सबै सम्भावनाहरू हटाउन काम रोक्नुको सट्टा त्यस बिन्दुलाई नोट गरेर निगरानी गर्न सकिन्छ।

निर्णयहरूको रेकर्ड एक उपयोगी उपकरण हो, जुन एउटा सरल दस्तावेज हो जसले विषयवस्तु, विकल्पहरू, निर्णय, त्यसको मिति, निर्णयकर्ता र कारणहरूलाई नोट गर्दछ। यसको फाइदा केवल दस्तावेजीकरणमा सीमित छैन; यसले टोलीको सदस्य परिवर्तन हुँदा पनि एउटै बहसमा फर्कनबाट रोक्छ र परिस्थिति परिवर्तन भएमा धारणाहरूको पुनरावलोकन गर्न सक्षम बनाउँछ।

यसले संस्थालाई मौखिक निर्णयहरूबाट पनि सुरक्षित राख्छ, जुन फरक-फरक तरिकाले बुझिन्छन्। जब सबैलाई थाहा हुन्छ कि निर्णय र त्यसका औचित्यहरू रेकर्ड गरिनेछन्, बहस बढी केन्द्रित हुन्छ र पर्याप्त विचार नगरी गरिएका विकल्पहरू पारित गर्ने प्रवृत्ति घट्छ।

परियोजनाको लागि यथार्थवादी स्केलेसन (escalation) मार्ग पनि आवश्यक हुन्छ। यदि परियोजना प्रबन्धकसँग अन्तिम निर्णय गर्ने अधिकार छैन भने, उनले कुन समयमा र कसलाई समस्या उठाउने भन्ने कुरा थाहा पाउनुपर्छ, र त्यससँगै कुन जानकारीहरू प्रस्तुत गर्नुपर्छ भन्ने पनि स्पष्ट हुनुपर्छ। स्केलेसन गुनासो होइन, कमजोरीको स्वीकारोक्ति पनि होइन; बरु, समस्या टोलीको उपलब्ध अधिकारको सीमा नाघ्दा परियोजनालाई सुरक्षित राख्नको लागि एक माध्यम हो। तर ढिलो स्केलेसनले आफ्नो मूल्य गुमाउँछ; वस्तु आपूर्तिको जोखिमलाई खरीदको विकल्प नरहेको वा कार्य क्रम परिवर्तन गर्न नसकिने अवस्थामा पछि उठाउनु बेकार हुन्छ।

कुवेती इन्जिनियर