परियोजनाहरू किन असफल हुन्छन्?
अधिकांश असफल हुने परियोजनाहरूले आफ्नो असफलताको घोषणा गरेर सुरु हुँदैनन्, बरु स्थगन गर्न सकिने देखिने साना संकेतहरूबाट सुरु हुन्छन्: अस्पष्ट लक्ष्य, हस्ताक्षरको पर्खाइमा रहेको निर्णय, टोलीसम्म नपुगेको जानकारी, वा यसको प्रभावको गणना बिना थपिएको परिवर्तन। समय बित्दै जाँदा यी विवरणहरू जम्मा हुँदै जान्छन्, जसले गर्दा ढिलाइ सामान्य बन्छ, लागत बढ्छ, र सबैले आवश्यक थियो भनेर सोधिएको काम पूरा गर्ने सट्टा के भयो भनेर व्याख्या गर्न व्यस्त हुन्छन्। त्यसैले, सफलता बजेटको आकारमा निर्भर गर्दैन, बरु उपलब्ध स्रोतहरूलाई निर्णय, कार्य र नतिजामा परिणत गर्ने व्यवस्थापनको गुणस्तरमा निर्भर गर्दछ।
पहिलो समस्याहरू तब देखिन्छन् जब परियोजनाको उद्देश्यमा सहमति जुटाएर सुरु गरिँदैन। प्रत्येक पक्षले चित्रको एउटा भाग थाहा पाएको हुन सक्छ, तर टोलीसँग सफलताको एउटा मात्र परिभाषा हुँदैन। प्रयोगकर्ताहरूले थप सुविधाहरू माग्छन्, कार्यान्वयनकर्ताले काम पूरा गर्ने कुरामा ध्यान दिन्छ, जबकि व्यवस्थापनले समय र लागततर्फ हेर्छ। यी दृष्टिकोणहरू बुझ्न योग्य छन्, तर साझा लक्ष्यको अभावले दैनिक निर्णयहरू आपसमा टकराव हुने बनाउँछ। सही सुरुवातको लागि एउटा सरल प्रश्न आवश्यक छ: परियोजनाले कुन समस्या समाधान गर्नेछ, र हामीले यसले वास्तवमा समाधान गर्यो भनेर कसरी थाहा पाउनेछौं? सटीक उत्तरले पछि धेरै विवादहरू रोक्छ।
स्थानीय समाचार
विचार लेखहरू
सुरक्षा र न्याय
लक्ष्य स्पष्ट भएपछि कार्यको दायरा नियन्त्रण आउँछ। परियोजनाहरू ठूला परिवर्तनहरूले मात्र प्रभावित हुँदैनन्, कहिलेकाहीँ तिनीहरूको तालिका साना अनुरोधहरूले गर्दा पनि खस्किन्छ, जुन अधिकारीहरूले अलग-अलग हेर्दा सजिलो देखिएकाले स्वीकार गर्छन्। तर प्रत्येक अनुरोधमा समय, डिजाइन, पुनरावलोकन र सम्भवतः नयाँ खरिदको आवश्यकता हुन्छ। त्यसैले परिवर्तनलाई स्वचालित रूपमा अस्वीकार गर्नु हुँदैन, र सम्मानको लागि स्वीकार गर्नु हुँदैन। टोलीले यसको समय, लागत र गुणस्तरमा पार्ने प्रभाव स्पष्ट पार्नुपर्छ, त्यसपछि अधिकार भएका व्यक्तिले आफ्ना परिणामहरूको जिम्मेवारी लिने एउटा दस्तावेजी निर्णय लिनुपर्छ।
समयसारिणी वास्तवमा केवल मितिहरूको सूची मात्र होइन। यसले कार्यहरूको क्रम र प्रत्येक कार्य र त्यसपछिको कार्य बीचको सम्बन्ध देखाउँछ, र यस्ता गतिविधिहरूलाई उजागर गर्छ जसको ढिलाइले सम्पूर्ण परियोजनालाई नै ढिला पार्छ। यथार्थपरक समयसारिणी कार्यान्वयनकर्ताहरूको अनुमान, स्रोतहरूको उपलब्धता र वास्तविक अनुमोदनमा आधारित हुन्छ।
सञ्चार पनि कामको एउटा भाग हो, थप गतिविधि होइन। कति टोलीहरूले पुरानो जानकारीको आधारमा कार्यान्वयन जारी राखेका छन्, वा कति पटक महत्त्वपूर्ण निर्णय सीमित बैठकभित्रै सीमित रहँदा काम दोहोरिनु परेको छ। परियोजनालाई लामो बैठकहरूको आवश्यकता छैन, तर स्पष्ट प्रणालीको आवश्यकता छ जसले जानकारी कसले पठाउने, कसले निर्णय लिने र कबर्ग उच्च अधिकारीसम्म पुर्याउने भन्ने कुरा निर्धारण गर्छ। नियमित र संक्षिप्त प्रतिवेदनले छरिएका दर्जनौं सन्देशहरूभन्दा बढी फाइदाजनक हुन सक्छ, यदि यसले सम्पन्न भएको काम, रोकिएको काम, आवश्यक निर्णय र त्यो निर्णय लिने अधिकारीको नाम प्रस्तुत गर्छ भने।
जोखिम व्यवस्थापन भनेको परियोजनाको सुरुमा तयार पारेर फाइलमा राखिने सूची होइन। वास्तविक जोखिम काम अगाडि बढ्दै जाँदा परिवर्तन हुन्छ, त्यसको सम्भावना बढ्न सक्छ वा अघि थाहा नभएको नयाँ जोखिम पनि देखिन सक्छ। त्यसैले जोखिमहरूको नियमित पुनरावलोकन र स्पष्ट कार्यविधि आवश्यक हुन्छ। यदि कुनै आधारभूत सामग्रीको आपूर्ति ढिला हुने खतरा छ भने, टिप्पणी लेख्नु पर्याप्त हुँदैन; विकल्प, त्यसको प्रयोगको मिति र योजना सक्रिय गर्न अधिकार प्राप्त व्यक्तिको नाम निर्धारण गर्नुपर्छ। यसरी तयारी कार्यान्वयनको एउटा भाग बन्छ, समस्या भएपछिको ढिलाइको प्रतिक्रिया होइन।
तकनीकीको महत्त्व जति नै भए पनि, यसले कमजोर व्यवस्थापनलाई मात्र समाधान गर्न सक्दैन। आधुनिक सफ्टवेयरहरूले प्रगति, लागत र जोखिमका अनुपातहरू एउटै ड्यासबोर्डमा देखाउन सक्छन्, तर यी गलत डाटाहरू सुधार्दैनन्, अस्पष्ट जिम्मेवारीहरू निर्धारण गर्दैनन्, र निर्णायकको सट्टा कठोर निर्णयहरू लिँदैनन्।
कुनै पनि उपकरणको मूल्य प्रयोगकर्ताहरूले जानकारी नियमित रूपमा अपडेट गर्ने अनुशासन र नेतृत्वले संकेतहरू पढ्ने र त्यसको आधारमा कार्रवाही गर्ने तयारीमा निर्भर गर्दछ। एउटा सरल र नियमित अपडेट गरिएको समयसारिणी नै उन्नत प्रणालीभन्दा बढी प्रभावकारी हुन सक्छ, यदि त्यो प्रणालीमा कुनै पनि विश्वास नगर्ने हो भने।
परियोजनाको अन्त्य भएपछि, प्रायः बेवास्ता गरिने एक अवसर सुरु हुन्छ: सिकाइ। संस्थानले के हासिल भयो, केमा असफलता भयो, कुन निर्णयले टोलीलाई सहयोग पुर्यायो, र कुन ठाउँमा समय बर्बाद भयो भन्ने कुरा सोध्नुपर्छ। लक्ष्य दोषी खोज्नु होइन, बरु त्रुटि दोहोरिनबाट रोक्नु, अर्को परियोजनाका लागि अनुमान र प्रक्रियाहरू सुधार गर्नु हो। अनुभव आफैंमा सर्दैन; यदि सिकाइहरूलाई दस्तावेजीकृत गरिएन र नयाँ अभ्यासमा परिणत गरिएन भने, संस्थानले त्यही समस्याको लागत फेरि भुक्तान गर्न सक्छ।
परियोजना व्यवस्थापनको मूलतः स्पष्ट जिम्मेवारी, समयमै निर्णय, र आवश्यकता भएका व्यक्तिलाई जानकारी पुग्नु हो। जब संस्थानले यी अभ्यासहरूलाई स्थापित गर्न सक्छ, बजेट र स्रोतहरू बढी प्रभावकारी हुन्छन्, र टोलीको प्रत्येक सदस्यले आफ्नो भूमिका र अधिकारको सीमा बुझ्छन्। त्यसबेला समस्याहरू हराउँदैनन्, तर तिनीहरू सुरुमै पत्ता लाग्छन् र संकट बन्नु अघि नै समाधान गरिन्छ। यही हो त्यो परियोजना र त्यो परियोजना बीचको फरक, जसले आफ्नो अन्त्यसम्म पुग्न धेरै प्रयास खपत गर्छ र जसले आफ्नो निर्माण उद्देश्य हासिल गर्छ।
कुवेती इन्जिनियर
