Bakit nababigo ang mga proyekto?

Hindi nagsisimula ang karamihan sa mga proyekto na nahihirapan sa pagpapahayag ng kanilang pagkabigo, kundi sa mga maliit na senyales na tila maaaring ipagpaliban: isang hindi malinaw na layunin, isang desisyon na naghihintay ng lagda, impormasyong hindi naabot sa koponan, o isang pagbabago na idinagdag nang walang pag-aaral sa epekto nito. Sa paglipas ng panahon, nagtitipon ang mga detalyeng ito, naging karaniwan ang pagkaantala, tumataas ang gastusin, at abala ang lahat sa pagpapaliwanag kung ano ang nangyari, imbes na tapusin ang dapat gawin. Kaya’t ang tagumpay ay hindi nakadepende sa laki ng badyet, kundi sa kalidad ng pamamahala na nagtuturok sa mga available na mapagkukunan upang maging mga desisyon, gawain, at resulta.

Ang unang problema ay lumalabas kapag nagsimula ang proyekto bago pa man magkasundo sa kanyang layunin. Maaaring alam ng bawat panig ang bahagi ng larawan, ngunit wala sa koponan ang iisang depinisyon ng tagumpay. Hinihingi ng mga gumagamit ang karagdagang benepisyo, nakatuon ang tagapagpatupad sa pagtatapos ng mga gawain, habang tinitingnan ng pamamahala ang takdang oras at gastusin. Maaunawaan ang mga pananaw na ito, ngunit ang kawalan ng shared na layunin ay nagdudulot ng salungatan sa pang-araw-araw na desisyon. Ang tamang simula ay nangangailangan ng simpleng tanong: Anong problema ang lutasin ng proyekto, at paano natin malalaman na talaga nitong nalutas ito? Ang tumpak na sagot ay makakapigil ng maraming alitan sa huli.

Balangkas ng Proyekto

Mga Artikulo ng Opinyon

Seguridad at Katarungan

Pagkatapos ng kalinawan sa layunin, darating ang pagkontrol sa sakop ng trabaho. Hindi lamang malalaking pagbabago ang nakakaapekto sa mga proyekto; minsan ay unti-unting nasasira ang mga schedule dahil sa mga maliit na kahilingan, na pinapayagan ng mga opisyal dahil tila madali ito kapag tinitingnan nang hiwalay. Ngunit ang bawat kahilingan ay nangangailangan ng oras, disenyo, pagsusuri, at maaaring bagong pagbili. Kaya’t hindi dapat awtomatikong tanggihan ang pagbabago, at hindi dapat tanggapin ito dahil sa pagsunod lamang. Ang hinihingi ay linawin ng koponan ang epekto nito sa tagal, gastusin, at kalidad, pagkatapos ay gumawa ang may awtoridad ng nakadokumentong desisyon na siya ring tatanggap ng mga resulta nito.

Ang isang mahusay na schedule ay higit pa sa simpleng listahan ng mga petsa. Ipinapakita nito ang pagkakasunod-sunod ng mga gawain at ang ugnayan sa bawat gawain at sa susunod na gawain, at naipapakita ang mga aktibidad na ang pagkaantala ay magdudulot ng pagkaantala sa buong proyekto. Ang realistiko na schedule ay batay sa taya ng mga tagapagpatupad, sa availability ng mga mapagkukunan, at sa mga aktwal na pahintulot.

Ang komunikasyon ay bahagi rin ng trabaho, hindi karagdagang gawain. Ilang koponan ang nagpatuloy sa pagpapatupad batay sa lumang impormasyon, o nag-ulit ng trabaho dahil ang mahalagang desisyon ay nanatili sa loob ng isang limitadong pulong. Hindi kailangan ng proyekto ng mahabang mga pulong, ngunit nangangailangan ito ng malinaw na sistema na nagtatakda kung sino ang mag-uulat ng impormasyon, kung sino ang magdedesisyon, at kailan dapat i-escalate ang isyu. Maaaring mas kapaki-pakinabang ang maikling at regular na ulat kaysa sa daan-daang hiwalay na mensahe, kung ito ay nagpapakita ng natapos, na-hinto, ang kinakailangang desisyon, at ang pangalan ng may-awtoridad na gagawa nito.

Ang pamamahala ng panganib ay hindi lamang isang listahan na ginagawa sa simula ng proyekto, pagkatapos ay isinara sa isang folder. Ang tunay na panganib ay nagbabago habang umuunlad ang trabaho, maaaring tumanda ang posibilidad ng pagyari nito, o lumabas ang bagong panganib na hindi kilala. Kaya’t nangangailangan ang mga panganib ng regular na pagsusuri at mga tiyak na proseso. Kung ang paghahatid ng isang pangunahing materyales ay bantaan ng pagkaantala, hindi sapat ang pagsulat ng tala; kailangang tukuyin ang alternatibo, ang petsa ng paggamit nito, at ang taong may awtoridad na i-activate ang plano. Sa paraang ito, naging bahagi ng pagpapatupad ang paghahanda, imbes na maging huling reaksyon pagkatapos nang mangyari ang problema.

Gayunpaman, ang teknolohiya, sa kabila ng kahalagahan nito, ay hindi nag-aayos lamang ng kahinaan sa pamamahala. Maaaring ipakita ng mga modernong software ang mga porsyento ng pag-unlad, gastusin, at panganib sa iisang dashboard, ngunit hindi nito aayusin ang hindi tumpak na datos, hindi nito masusolusyunan ang malabong mga responsibilidad, at hindi nito gagawa ng mahirap na desisyon para sa manager.

Ang halaga ng kasangkapan ay nagsisimula sa disiplina ng mga gumagamit sa pag-update ng impormasyon, at sa paghahanda ng pamumuno na basahin ang mga indikasyon at gumalaw batay dito. Maaaring mas mabuti ang isang simpleng at updated na schedule kaysa sa isang advanced na sistema na walang naniniwala sa ipinapakita nito.

Kapag natapos ang proyekto, nagsisimula ang isang pagkakataon na madalas na iniuwasay: ang pagkatuto. Dapat tanungin ng institusyon kung ano ang naabot, kung ano ang nabigo, aling desisyon ang tumulong sa koponan, at saan nawalan ng oras. Ang layunin ay hindi ang paghahanap ng taong magdala ng sala, kundi ang pag-iwas sa paulit-ulit na pagkakamali, pagpapabuti ng mga taya at proseso sa susunod na proyekto. Ang karanasan ay hindi awtomatikong naipapasa; kung hindi maikukumpila ang mga aral at hindi ito gagawing bagong gawi, maaaring bayaran ng institusyon ang parehong problema muli.

Sa pinakapundasyon nito, ang pamamahala ng proyekto ay malinaw na responsibilidad, tamang pagdesisyon sa tamang oras, at impormasyong naaabot ng mga nangangailangan nito. Kapag matagumpay na naipatibay ng institusyon ang mga gawaing ito, mas epektibo ang badyet at mga mapagkukunan, at alam ng bawat miyembro ng koponan ang kanyang tungkulin at hangganan ng kanyang awtoridad. Sa ganitong paraan, hindi nawawala ang mga problema, ngunit napapansin ito nang maaga at pinapagaling bago ito maging krisis. Ito ang pagkakaiba sa pagitan ng isang proyekto na gumugol ng lakas hanggang sa matapos, at ng isang proyekto na nakamit ang layunin kung paraan itong nilikha.

Isang inhinyero mula sa Kuwait