Para sa pagpapatupad ng hakbang

Isang empleado ang pumasok sa isang administratibong departamento upang makumpleto ang isang panloob na transaksyon, ngunit hiniling ng sistema na i-upload niya ang dokumento nang elektroniko. Ginawa niya ito sa loob ng ilang minuto, ngunit pagkatapos ay lumabas ang isang mensahe na humihingi sa kanya na i-print ang parehong dokumento, lagdaan ito nang manu-mano, i-scan, at i-upload muli.

Nag-igib siya ng sandali sa harap ng screen, hindi dahil kumplikado ang hiling, kundi dahil tila kalahati ng transaksyon ay nasa kasalukuyan, habang ang kabilang kalahati ay nananatiling nakakulong sa panahon ng papel. Hindi ang proseso mismo ang pangunahing problema, kundi ang tanong na hindi na sinasagot ng sinuman: bakit patuloy pa rin nating ginagawa ito?

Maraming solusyon ang nagsisimula bilang pansamantala. Nililikha natin ito dahil sa isang emerhensyang pangangailangan, o dahil hindi pa kompleto ang teknolohiya, o dahil walang sapat na oras para sa malalim na pagbabago.

Balita sa Seguridad

Mga Pahayag sa Media

Pagsubaybay sa Panahon

Sa oras na iyon, lohikal ito, at maaaring matalino pa. Ngunit ang panganib ay nagsisimula kapag ang pansamantalang solusyon ay naging sapat na matagumpay, hanggang sa tumigil na ang paghahanap ng ugat ng problema.

Dito, nagiging gawi ang paraan, at ang gawi ay nagiging sistema. Dumarating ang isang bagong henerasyon ng mga empleyado o gumagamit, at natututo sila ng proseso kung paano ito ginagawa, hindi kung bakit ito nagsimula. Sa paglipas ng panahon, nawawala sa alaala ang dahilan ng desisyon, ngunit nananatili ang desisyon mismo, pinapalakas ng mga utos, pormula, at lagda. Ang naging eksepsyon upang tugunan ang isang partikular na sitwasyon ay naging pamantayan na para sa buong operasyon, hanggang sa mawalan ng kakayahan ang mga tao na paghiwalayin ang kinakailangan mula sa mga nakasanayan lamang.

Marahil dito nakabase ang dahilan kung bakit tila mas kumplikado ang ilang mga proseso kaysa sa problema na nilayong lutasin. Ang tao ay may kalikasang nag-aayos ng nasa harap niya, imbes na suriin ang nasa likod. Kapag matagumpay ang pag-iwas sa isang kapintasan, bumababa ang pilit na pangangailangan na ayusin ang kapintasan mismo.

Ganito nagsisimulang pagbutihin ng mga tao ang paraan ng kanilang pagtanggap sa kapintasan, imbes na tanungin kung dapat ba talagang manatili ito.

Ang ironiya ay ang pag-unlad ay hindi awtomatikong nagwawakas sa lumang sistema. Maaaring magpasok ng isang makabagong elektroniko na sistema, at dala-dala natin ang mga proseso na nilikha para sa ibang panahon. Sa ganitong paraan, hindi natin binago ang sistema, kundi inilipat natin ang mga lumang gawi sa isang bagong screen. Maaari tayong magdiwang sa bilis ng pagtatapos, habang ang lumang ideya ay nananatiling namamahala sa likod ng screen.

Dahil dito, ang pinakamahalagang tanong sa administrasyon ay hindi kung gumagana ba ang proseso, kundi kung mayroon pa ba itong dahilan. May pagkakaiba sa isang sistema na nagpakita ng kahalagahan, at sa isang sistema na nabuhay lamang dahil hindi ito sinuri.

Marahil, ang pinakamapanganib na mga problema ay hindi ang mga wala tayong solusyon, kundi ang mga kasama natin sa loob ng mahabang panahon sa ilalim ng proteksyon ng isang pansamantalang solusyon. Kapaligtaan ng mga tao kung bakit nagsimula ang isang proseso, nagsisimulang maglingkod ang institusyon sa proseso imbes na ang proseso ay maglingkod sa institusyon.

Isang manunulat mula sa Kuwait