Digital governance and proactive oversight... 'Shuoun' re-engineers the cooperative sector

Sa loob ng dalawang nakaraang taon, ang kooperatibong sektor sa bansa ay naranasan ang isang makabagong pagbabago sa sistema ng pagpapatupad at pamamahala, matapos na itakda ng Kagawaran ng mga Isyu Panlipunan ang isang pamamaraan na nakatuon sa digital na pamamahala at proaktibong pagmamasid, imbes na ang tradisyonal na pagmamasid pagkatapos ng pangyayari.

Naging mayroon na ang Kagawaran ng mga advanced na electronic na kagamitan na nagbibigay-daan sa real-time na pagsubaybay sa pagganap sa pananalapi at administrasyon ng mga kooperatibong asosasyon, kasama ang komprehensibong electronic na koneksyon sa mga kooperatiba, pagpapatibay ng mga pamantayan sa accounting, at paglabas ng bagong regulasyon na muling naghubog sa ugnayan ng Kagawaran at mga kooperatiba upang palakasin ang transparency at mapanatili ang pera ng mga miyembro at pambansang yaman.

Ang mga hakbang na ito ay bahagi ng isang pananaw ng pamahalaan na kinuha ni Dr. Amthal Al-Huwail, Ministro ng mga Isyu Panlipunan, Pamilya at Kabataan, at pinamunuan ni Dr. Khalid Al-Ajmi, Deputy Minister ng mga Isyu Panlipunan, at pinamagitan nang may mataas na propesyonalismo ni Dr. Sayed Eissa, Assistant Deputy Minister para sa Sektor ng Pananalapi at Administrasyon at mga Isyu ng Kooperatiba sa Kagawaran. Layunin nitong paunlarin ang kooperatibong sektor bilang isa sa pinakamahalagang sektor ng ekonomiya at lipunan sa Kuwait, kung saan lumalampas sa ilang milyon ang mga pondo nito at naglilingkod sa daan-daang libo ng mga mamimili sa pamamagitan ng maraming kooperatiba at kanilang mga branch na nakalatag sa iba't ibang lalawigan.

Hindi na ang pagmamasid sa mga kooperatibong asosasyon ay nakabase lamang sa mga field visit o pagsusuri ng taunang financial report, kundi lumipat na ang Kagawaran sa yugto ng direktang electronic na pagmamasid, sa pamamagitan ng proyekto ng electronic na koneksyon sa lahat ng kooperatiba, sa pamamagitan ng Central Monitoring Room na itinatag para sa layuning ito.

Nagbigay-daan ang koneksyong ito sa Kagawaran na subaybayan ang iba't ibang operasyon sa administrasyon at pananalapi nang real-time, mula sa paggalaw ng benta at bilihin, hanggang sa inventory, at tapos sa financial data at accounting reports, at mga pulong ng Board of Directors. Ito ay nagpalakas ng kakayahan ng mga ahensyang pang-ma-monitor na makakita ng anumang labag o hindi normal na indikasyon bago pa ito lumala.

Dagdag pa, nakatulong ang electronic na koneksyon sa pagbawas ng paggamit ng mga papel na dokumento, pagpapabilis ng pagpapalitan ng data sa pagitan ng Kagawaran at mga kooperatiba, at pagpapataas ng kahusayan sa paggawa ng desisyon batay sa tumpak at updated na data.

Ang pagtataguyod ng pagkakaisa ng mga programang accounting sa pagitan ng mga kooperatibong asosasyon ay isa sa mga pangunahing proyekto ng pagpapaunlar na isinasagawa ng Kagawaran. Dati, bawat kooperatiba ay gumagamit ng magkaibang sistema ng accounting, na limitahan ang kakayahan ng Kagawaran na gawin ang tumpak na paghahambing at pagsusuri ng data nang pare-pareho, at gumawa ng desisyon nang mabilis at epektibo.

Sa simula ng pagpapatupad ng unipikadong accounting system na ipinilit ng Kagawaran sa mga kooperatiba, at habang isinasagawa ito sa lahat ng kooperatibong asosasyon, ang lahat ng financial operations ay nakarehistro ayon sa mga pamantayan at proseso na pare-pareho, na nagbibigay-daan sa pagbuo ng isang sentralisadong database na tumutulong sa Kagawaran na: subaybayan ang pagganap sa pananalapi ng lahat ng kooperatiba, ihambing ang mga resulta sa pananalapi sa pagitan ng mga kooperatiba, makita ang mga pagkakaiba at paglabag nang maaga, pasimplehin ang mga proseso ng audit at review, at palakasin ang transparency at financial disclosure.

Sa pagpapatupad nito nang buo sa loob ng anim na buwan, makakatulong din ang mga sistemang ito sa pagbawas ng mga pagkakamali ng tao, pagbabawas ng pagkakataon para sa manipulations sa financial data, at pagpapataas ng kalidad ng mga accounting report, na nagpapadali sa mga tagapagdesisyon na gumawa ng tamang mga desisyon nang direkta.

Imbes na maghintay ng mga periodic na report, naging may kakayahan na ang mga relevant na ahensya na makita ang dami ng inventory, antas ng coverage, at paggalaw ng mga pangunahing kalakal nang real-time, na nagpapalakas ng food security at nagbibigay-daan sa bansa na mabilis na tumugon sa anumang kakulangan o pagkagulo sa mga merkado.

Tulad din ng pagtulong ng sistemang elektroniko sa paghahanda ng mga tumpak na indikasyon tungkol sa antas ng imbentaryo sa iba’t ibang lalawigan, na sumusuporta sa mga plano para sa emergency at pamamahala ng krisis, lalo na sa kasalukuyang mga pagbabago sa rehiyon at pandaigdig na antas na nakakaapekto sa mga chain ng suplay.

Sa loob ng kanyang mga pagsisikap na palakasin ang pagmamasid, itinatag ng “Komiteng Pang-ugnay” (Al-Shu’un) isang sistema ng pagmamasid na umaasa sa makabagong teknolohiya, kabilang ang isang silid ng pagsubaybay na konektado sa mga surveillance camera sa loob ng mga kooperatiba, na nagbibigay-daan sa pagsubaybay sa operasyonal na pagganap at pagsiguro sa pagsunod sa mga regulasyon at alituntunin.

Gumagana ang sistemang ito kasabay ng pampinansyal at pamahalaang pagmamasid upang magbigay ng kumpletong larawan ng pagganap ng mga kooperatiba, at palakasin ang bilis ng pagtugon sa anumang mga paalala o paglabag.

Nakapag-ambag ang Silid ng Sentral na Pagmamasid sa paglutas ng maraming hindi pagkakasundo at mga praktika na karaniwan sa mga kooperatiba, sa pamamagitan ng pagdokumento ng lahat ng mga kilos sa mga sentral na palengke at mga sangay, na nagpapabuti sa kalidad ng pagbili, pag-aaral ng ugali ng mga mamimili, at paglutas ng anumang hindi pagkakasundo nang direkta at mabilis.

Ang transisyon sa digital ay hindi lamang nakatuon sa mga aspetong accounting, kundi kinabibilangan din ng pagpapaunlad ng mga kasangkapan para sa pamahalaang pagmamasid, kung saan naging kakayahan ng ministerio ang pagsubaybay, pagpapatupad ng mga desisyon ng mga board ng direktor, pagsunod sa mga regulasyon na nag-oorganisa, mga proseso ng pagbili at kontrata, gawain ng iba’t ibang komite, pagpapatupad ng mga desisyon ng pangkalahatang pagsasama ng mga kooperatiba, at mga desisyon ng mga opisyal na ahensya ng estado.

Nakapag-ambag din ang elektroniko na pagmamasid sa pagtaas ng kahusayan ng mga inspektor, dahil naging kakayahan nila ang pag-access at pagsusuri ng mga data bago ang field visit, na nagiging sanhi ng mas tumpak at nakatuon na mga operasyon ng inspeksyon.

Ang paglabas ng bagong regulasyon para sa trabaho sa kooperatiba ay isang mahahalagang yugto sa pag-unlad ng sektor ng kooperatiba sa bansa, dahil ito ay sumunod sa isang komprehensibong pagsusuri ng mga nakaraang batas na may layuning makipag-ugnayan sa mga pagbabago sa ekonomiya at pamahalaan, at magbigay ng maraming kasangkapan para sa maayos na kalakalan at pagwawakas ng maraming nakaraang negatibong aspeto.

Nakatuon ang regulasyon sa pagpapalakas ng mga prinsipyo ng pamamahala at transparency, pag-oorganisa ng ugnayan sa pagitan ng ministerio at mga board ng direktor ng mga kooperatiba, pagtaas ng kahusayan ng pamahalaang kooperatiba, at pagtatakda ng mga responsibilidad ng bawat partido nang mas malinaw.

Kasama rin ng regulasyon ang mas tumpak na mga alituntunin tungkol sa pamumuhunan, pamamahala ng pera, mga kontrata, internal na pagmamasid, mga proseso ng disclosure, na nag-aambag sa pagbabawas ng mga administratibo at pampinansyal na paglabag.

Ipinakikita ng bagong regulasyon ang isang malinaw na direksyon patungo sa pagpapatibay ng konsepto ng pamamahala sa loob ng mga kooperatiba, sa pamamagitan ng pagpapaunlad ng mga pamantayan ng internal na pagmamasid, pagpapalakas ng accountability, at pagdokumento ng lahat ng mga administratibo at pampinansyal na proseso.

Sinusuportahan din ng regulasyon ang kalayaan ng trabaho ng pagmamasid sa loob ng mga kooperatiba, at nagbibigay ng mas epektibong mga kasangkapan sa ministerio upang makipag-ugnayan kapag may natuklasan na paglabag, na nagpapanatili ng pera ng mga miyembro at nagpapalakas ng tiwala ng mga mamimili sa sektor.

Ang real-time na pagmamasid ay tumutulong sa pagtukoy ng anumang hindi karaniwang mga operasyon o biglaang pagbaba sa mga indikasyon ng pampinansyal, na nagbibigay-daan sa mabilis na pagkuha ng mga hakbang na pagwawasto bago ito maging malalaking paglabag.

Hindi lamang sa mga aspeto ng pagmamasid ang epekto ng mga repormang ipinapatupad ng Ministeryo ng Ugnayan, kundi lumalawak din sa pagpapabuti ng mga serbisyong ibinibigay sa mga mamimili, dahil ang mga sistemang elektroniko ay nakakatulong sa pagtaas ng kahusayan ng pamamahala ng imbentaryo, pagpapabilis ng mga proseso ng suplay, pagbabawas ng mga kaso ng kakulangan ng mga kalakal, at pagpapabuti ng kalidad ng pangkalahatang pagpaplano ng pagbili.

Tulad din ng pagtulong ng mga tumpak na datos sa paggawa ng mas mahusay na mga desisyon tungkol sa mga alok at presyo, at pagbibigay ng mga pangunahing produkto ayon sa pangangailangan ng bawat rehiyon.

Ngayon, ang kooperatibong sektor ng Kuwait ay lumilipat sa isang bagong yugto na nakabase sa matalinong pamamahala at digital na pagmamasdan, habang patuloy na isinasagawa ng Ministry of Social Affairs at Family ang mga proyekto para sa electronic transformation at pagpapabuti ng teknikal na imprastraktura ng mga kooperatiba.

Sa kabuuan, ang mga pinagdaanan ng mga kooperatiba ngayon ay hindi lamang simpleng teknikal na pag-upgrade o administratibong pag-unlad, kundi isang komprehensibong institusyonal na pagbabago na muling bumubuo ng sistema ng kooperatibong trabaho batay sa mga prinsipyo ng good governance, transparency, at matalinong pagmamasdan. Ang mga ito ay inaasahang magpapataas ng kahusayan ng pagganap, magpapanatili ng pambansang yaman, at magpapalakas ng tiwala ng mga miyembro at mga mamimili sa isa sa pinakamahalagang sektor pang-ekonomiya at panlipunan sa Estado ng Kuwait.