تصمیم دیررس پروژه‌ای کامل را متوقف می‌کند
تأخیر در تصمیم‌گیری‌ها پروژه‌ها را متوقف می‌کند و نیازمند مسیر مشخصی است.
ترجمهٔ قیاس از السياسة — منبع اصلی
ممکن است یک پروژهٔ کامل به‌دلیل یک تصمیمِ دیرآمده متوقف شود. طراح منتظر تأیید نقشه‌هاست، تیم تدارکات در صدور سفارش تردید می‌کند و پیمانکار آمادهٔ شروع کار است، اما نمی‌تواند آغاز کند.
در گزارش‌های رسمی، این موضوع تنها یک بندِ باز به نظر می‌رسد، اما تأثیر آن در برنامهٔ زمانی، هزینه‌ها و قراردادهای طرف‌های دیگر گسترش می‌یابد. بنابراین، کارایی مدیریت پروژه با تعداد جلسات یا ضخامت گزارش‌ها سنجیده نمی‌شود، بلکه با توانایی آن در رساندن موضوع به تصمیم‌گیرنده، فراهم‌سازی اطلاعات ضروری و کسب یک تصمیم قطعی پیش از آنکه انتظار به زیان تبدیل شود، ارزیابی می‌گردد.
تصمیم‌ها اغلب به‌دلیل عدم شفافیت مسئولیت‌ها به تأخیر می‌افتند. در جلسات، تعداد زیادی از ذی‌نفعان حاضر می‌شوند، گزینه‌ها را بررسی می‌کنند و سپس جلسه بدون آنکه مشخص شود چه کسی صلاحیت تأیید نهایی را دارد، پایان می‌یابد. ممکن است موضوع در جلسهٔ دیگری با بهانهٔ نیاز به بررسی بیشتر مجدداً مطرح شود، در حالی که داده‌های موجود برای اتخاذ یک موضع عملی کافی است. در اینجا مشکل کمبود اطلاعات نیست، بلکه فقدان یک مسیر مشخص برای تصمیم‌گیری است که فرد دارای صلاحیت، مهلت مورد نظر و نهاد مسئول پیگیری اجرا پس از تأیید را تعیین کند.
سرعت در تصمیم‌گیری به معنای شتاب‌زدگی نیست. تصمیم حرفه‌ای نیازمند تعریف دقیق مسئله، ارائهٔ گزینه‌ها و تبیین تأثیر هر گزینه بر زمان، هزینه، کیفیت و ریسک‌هاست. اما نیازی به اطلاعات کامل دربارهٔ آینده‌ای غیرقابل پیش‌بینی ندارد.
مدیر می‌تواند حداقل داده‌های لازم را مشخص کند و سپس مناسب‌ترین گزینه را بر اساس اطلاعات موجود انتخاب نماید. اگر نقطهٔ نامشخصی باقی بماند، می‌توان آن را ثبت و پایش کرد، به جای متوقف کردن کل کار تا برطرف شدن تمام احتمالات.
از ابزارهای مفید، «سجل تصمیمات» است؛ سندی ساده که موضوع، گزینه‌ها، تصمیم اتخاذشده، تاریخ، تصمیم‌گیرنده و دلایل آن را ثبت می‌کند. فایدهٔ آن تنها به مستندسازی محدود نمی‌شود، بلکه از بازگشت به همان بحث‌ها هرگاه یکی از اعضای تیم تغییر کند، جلوگیری می‌کند و امکان بازنگری در فرضیات را در صورت تغییر شرایط فراهم می‌سازد.
همچنین، این سند از سازمان در برابر تصمیمات شفاهی که ممکن است به شیوه‌های متفاوتی تفسیر شوند، محافظت می‌کند. و وقتی همه بدانند که تصمیم به همراه دلایل آن ثبت خواهد شد، بحث‌ها متمرکزتر شده و تمایل به تصویب گزینه‌های نسنجیده کاهش می‌یابد.
این پروژه همچنین به یک مسیر تشدید واقع‌بینانه نیاز دارد. اگر مدیر پروژه اختیار تصمیم‌گیری نهایی را نداشته باشد، باید بداند چه زمانی موضوع را به بالاترین سطوح ارجاع دهد و به چه کسی، و چه اطلاعاتی باید همراه آن ارائه شود. تشدید شکایت نیست و اقرار به ناتوانی نیز نیست، بلکه ابزاری برای محافظت از پروژه است زمانی که مشکل از حدود اختیارات موجود برای تیم فراتر رود. اما تشدید دیرهنگام ارزش خود را از دست می‌دهد؛ زیرا ارتقای خطر تأمین یک ماده پس از آنکه برنامه زمانی به مرحله‌ای رسیده باشد که امکان خرید جایگزین یا تغییر ترتیب فعالیت‌ها را نداشته باشد، بی‌فایده است.
مهندس کویتی
