کاغذ دولتی... تا عصر هوش مصنوعی

در چارچوب برنامه‌های دولت برای تسریع روند تحول دیجیتال و به‌کارگیری ابزارهای نوین هوش مصنوعی در محیط کار روزمره میان وزارتخانه‌ها و نهادهای مختلف، مراجع ذی‌صلاح در حال بررسی تکلیف یک شرکت متخصص برای انجام عملیات اسکن تصاویر، اسناد، پرونده‌ها و مدارک دستی در وزارتخانه‌ها و نهادهای تابعه و تبدیل آن‌ها به فرمت دیجیتال هستند تا بتوان آن‌ها را در رایانه ذخیره و به اشتراک گذاشت و همچنین از نظر فنی در آرشیو مستندسازی نمود.

پیش‌بینی می‌شود آغاز تبدیل کارهای اداری معمول از مدیریت دستی به مدیریت مبتنی بر هوش مصنوعی، از وزارتخانه‌های «عدل» و «صحت» آغاز شود، چرا که این دو وزارتخانه با مراجعات گسترده شهروندان و مقیمان و همچنین پایگاه بزرگ کارکنان روبرو هستند. سیستم پیشنهادی منجر به تبدیل تمامی اسناد کاغذی در این دو وزارتخانه به اسناد الکترونیکی قابل خواندن خواهد شد.

این اقدام در مرحله اول شامل نسخه‌های پزشکی، گزارش‌های بیماران، پرونده‌های قضایی و تحقیقاتی و سایر اسنادی است که هنوز به صورت دستی توسط ادارات این دو وزارتخانه نوشته می‌شوند و پس از آن، گسترش الکترونیکی در کلیه نهادهای کشور دنبال خواهد شد.

رقمینه‌سازی اسناد دستی در نهادهای دولتی و تبدیل آن‌ها از مدارک دستی به اسناد الکترونیکی قابل خواندن، یکی از محورهای اساسی برای ارتقای کارایی خدمات عمومی، تقویت شفافیت داده‌ها و پژوهش‌ها، بهبود تجربه مراجعان و همچنین تقویت توانایی کارکنان وزارتخانه‌ها و نهادهای دولتی در استفاده کارآمد از فناوری‌های نوین و بهره‌گیری از اطلاعات سنتی است که همسو با الزامات مرحله جدید و گسترش دامنه استفاده از فناوری‌های هوش مصنوعی در بخش‌های مختلف کشور است.

از جمله مهم‌ترین مزایای اسکن تصاویر و اسناد دستی در وزارتخانه‌ها و نهادهای تابعه و تبدیل آن‌ها به فایل‌های دیجیتال، می‌توان به کاهش چرخه اسنادی در کشور، جلوگیری از خطرات ناشی از تخریب اسناد کاغذی به دلیل گذشت زمان یا مفقود شدن پرونده‌هایی که بازیابی آن‌ها دشوار است، یکسان‌سازی روش‌های کاری و تضمین ارائه آرشیو پیشرفته برای پرونده‌های نهادهای دولتی (چه مربوط به مراجعان و چه کارکنان) اشاره کرد. این اقدامات سرعت انجام کارها و کیفیت عملکرد را تقویت کرده و از تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها و تحلیل هوشمند پشتیبانی می‌کنند.

علاوه بر این، این اقدام بخشی از فرآیند بازسازی دیجیتال ساختار دولتی و راه‌اندازی «خدمات الکترونیکی» جامع محسوب می‌شود، زیرا این امر به تقویت نظام الکترونیکی یکپارچه کشور کمک می‌کند.