آییننامه اجرایی «توثیق»: ۸ شرط برای صدور پروانه توثیقکننده خصوصی، ۴ ممنوعیت و ۵ مورد برای پایان یافتن پروانه
روزنامه رسمی «کویت امروز» تصمیم شماره ۵۹۰ سال ۲۰۲۶ وزیر دادگستری، مستشار ناصر السمیط، را مبنی بر تصویب آییننامه اجرایی قانون شماره (۱۰) سال ۲۰۲۰ در خصوص اسناد رسمی، که به موجب فرمان قانون شماره (۱۴۷) سال ۲۰۲۵ اصلاح شده است، منتشر کرد. متن این تصمیم به شرح زیر است:
ماده اول: مفاد آییننامه اجرایی قانون شماره ۱۰ سال ۲۰۲۰ در خصوص اسناد رسمی، اصلاحشده به موجب فرمان قانون شماره ۱۴۷ سال ۲۰۲۵ که به پیوست این تصمیم منضم است، لازمالاجرا میباشد.
ماده دوم: تصمیم وزاری شماره (۳۴۸) سال ۲۰۲۱ مذکور لغو میگردد و همچنین هر حکمی که با مفاد این تصمیم یا آییننامه پیوست مغایرت داشته باشد یا با آن تعارض نماید، باطل و ساقط است.
ماده سوم: اجرای این تصمیم بر عهده دستگاههای ذیربط است، هر یک در حدود اختیارات خود، و از تاریخ صدور آن لازمالاجرا بوده و در روزنامه رسمی منتشر خواهد شد.
محتوای آییننامه اجرایی به شرح زیر است:
الزامات سند رسمی:
سندی که قصد اسناد رسمی شدن آن وجود دارد، چه به صورت کاغذی و چه الکترونیکی، علاوه بر اطلاعات مربوط به موضوع آن، باید شامل موارد زیر باشد:
۱. تاریخ اسناد رسمی شدن شامل ساعت، روز، ماه و سال.
۲. نام، نام خانوادگی و سمت اسناد رسمیکننده (محرر)، مگر اینکه معامله از طریق سیستم الکترونیکی خودکار انجام شده باشد.
۳. نام کلیه ذینفعان همانگونه که در اسناد رسمی ثبت شده است، همراه با ذکر نام خانوادگی در صورت وجود. سند کاغذی باید فاقد هرگونه پاکشدگی یا حاشیهنویسی باشد. اگر سند از چند صفحه تشکیل شده باشد، باید شمارهگذاری شود و تعداد صفحات در انتهای آن قید گردد. اسناد رسمیکننده هرگونه حذف یا اضافهای را که در سند رخ میدهد، با امضا و اثر مهر خود و همچنین امضای ذینفعان تأیید میکند.
احراز هویت:
اسناد رسمیکننده موظف است پیش از انجام عملیات اسناد رسمی، گواهی یا اثبات تاریخ، هویت ذینفعان را از طریق بررسی اصل کارت ملی یا گذرنامه تأیید نماید. همچنین، احراز هویت ذینفعان میتواند از طریق ابزارهای الکترونیکی از جمله امضای الکترونیکی محافظتشده یا هر روش احراز هویت دیگری، مطابق با مفاد فصل دوم این آییننامه انجام پذیرد.
موارد رد درخواست:
اگر ظاهر اوضاع و احوال نشاندهنده عدم اهلیت یا رضایت ذینفعان باشد، یا اگر سند از نظر ظاهری باطل باشد، اسناد رسمیکننده موظف است از انجام عملیات اسناد رسمی خودداری کرده و دلیل و علت رد را در دفتر ویژهای که برای این منظور نگهداری میشود، ثبت کند. در صورتی که معامله از طریق ارتباط تصویری انجام شود، اسناد رسمیکننده واقعه رد و دلایل آن را در ثبت الکترونیکی ثبت مینماید.
نمایندگی و سمت:
اگر شخصی به نمایندگی از دیگری و از طریق وکالت یا سایر راهها، درخواست هرگونه اقدام اسناد رسمی را انجام دهد، اسناد رسمیکننده موظف است به سمت و حدود اختیارات وی اطمینان حاصل کرده و مستندات اثباتکننده آن را مطالبه نماید.
قلمرو وکالت:
وکالتی که با الفاظ کلی و بدون تعیین نوع دقیق کار حقوقی موضوع وکالت داده شده باشد، به وکیل تنها اختیار انجام امور اداری را میدهد. اشخاص حقوقی مانند بانکها، شرکتها و انجمنها توسط مدیران یا وکلای خود برای این منظور نمایندگی میشوند، مطابق با سند تأسیس یا اساسنامه و اصلاحات بعدی آنها. تکیه بر تفویضنامهها یا مکاتبات عرفی در این خصوص مجاز نیست.
قرارداد وکیل با خود:
وکیل نمیتواند به نمایندگی از موکل با خود قرارداد ببندد، مگر اینکه صراحتاً در سند وکالت چنین اجازهای داده شده باشد.
سرپرستی بر کودک زیر سن بلوغ:
سرپرست طبیعی (ولی قهری) میتواند به نمایندگی از کودک تحت سرپرستی خود، در حدودی که قانون تعیین کرده است، اقدام به تصرف نماید. تصرف در اموالی که به کودک به عنوان هدیه (تبرع) رسیده است، جزو اختیارات ولی قهری نیست، مگر اینکه هدیهدهنده شرط خاصی گذاشته باشد. در این موارد، تصرف در این اموال تنها توسط قیم خاصی که توسط دادگاه تعیین میشود، مجاز است.
مدت اعتبار اسناد رسمی وکالت:
اولاً: مدت ثبتسازی وکالت، مگر آنکه مدت کوتاهتری توافق شده باشد یا وکالت به هر دلیلی پیش از آن خاتمه یابد، پنج سال از تاریخ ثبتسازی آن است. ثانیاً: به استثنای حکم بند اول، مدت ثبتسازی وکالت در دو حالت زیر، ده سال از تاریخ ثبتسازی آن است: ۱- وکالت صادره به وکیلی که در فهرست وکلای مشغول به کار در امور وکالت و دادرسی ثبت شده باشد. ۲- وکالتی که صرفاً برای استفاده خارج از دولت کویت تنظیم شده باشد، اعم از اینکه مربوط به امور تصرف، مدیریت یا سایر امور باشد.
حفظ محررات الکترونیکی و محرمانگی آنها:
محررات یا اسناد الکترونیکی صادره از مبادلاتی که با استفاده از سامانه الکترونیکی انجام میشود، به گونهای حفظ میگردند که محرمانگی آنها تضمین شده و از دسترسی، استفاده، تغییر یا تخریب غیرقانونی محافظت شوند؛ همچنین مکانیزمهایی برای اطمینان از دقت دادههای درجشده و امکان دسترسی مجدد به آنها در هر زمان فراهم گردد، به نحوی که هویت ذینفعان، تاریخ و زمان ایجاد، ارسال یا دریافت آنها (بسته به مورد) مشخص باشد.
ضوابط ثبتسازی عقود ازدواج:
قاضی یا سردفتری که مأموریت ثبت عقد ازدواج را بر عهده دارد، پیش از ثبتسازی، باید از عدم وجود مانع شرعی یا قانونی، احراز اهلیت طرفین عقد، رضایت آنها و رعایت احکام عده شرعی در مواردی که اقتضا میکند، اطمینان حاصل کند. ثبتسازی عقد ازدواج زنی که همسرش فوت کرده است، تنها پس از ارائه گواهی احراز فوت و ارث مجاز نیست. همچنین، زن مطلقه باید گواهی طلاق خود را از همسر سابق ارائه دهد.
صلاحیت مأذونین ازدواج:
مأذونینی که توسط وزیر منصوب میشوند، در ثبتسازی و تأیید عقود ازدواج مسلمانان صلاحیت دارند؛ این امر مطابق با رویهها و ضوابط مندرج در این آییننامه انجام میپذیرد.
اختیارات سردفتر خصوصی:
سردفتر خصوصی میتواند بنا به درخواست ذینفعان و مطابق با شرایط و رویههای مندرج در قانون و این آییننامه، اقدامات زیر را انجام دهد: ۱- ثبتسازی وکالتنامهها به انواع مختلف، به استثنای موارد مربوط به مالکیت املاک یا هرگونه حقوق عینی بر آنها. ۲- ثبتسازی عقود تأسیس شرکتها، اصلاح، انقضا، انحلال یا خروج شرکا از آنها. ۳- تأیید امضاها و اثبات تاریخ در اسناد عادی. ۴- ثبتسازی ابطال وکالتنامههای عمومی و خصوصی.
شرایط صدور مجوز برای فعالیت به عنوان سردفتر خصوصی:
شرایط لازم برای صدور مجوز فعالیت به عنوان سردفتر خصوصی به شرح زیر است: ۱- داشتن تابعیت کویت. ۲- تمام اهلیت داشتن، چه شخص حقیقی باشد، چه مدیر یک شرکت حرفهای یا شریک در آن. ۳- شخص حقیقی، مدیر شرکت حرفهای یا شرکای آن، و همچنین کارکنانی که در آن شرکت به انجام امور ثبتسازی میپردازند، باید دارای مدرک کارشناسی حقوق یا معادل آن از مدارک مورد تأیید وزارت آموزش عالی باشند. ۴- افراد مذکور در بندهای فوق باید دارای سوابق اخلاقی نیکو و شهرت خوب باشند؛ هیچیک از آنها نباید حکم قطعی محکومیت به جرم جنایی یا جرمی که مخل شرافت یا امانت باشد، یا جرایم مرتبط با تعرض به شخص امیر، تروریسم یا امنیت ملی صادر شده باشد، مگر آنکه عذر آنها پذیرفته و اعتبارشان بازگردانده شده باشد؛ همچنین هیچیک نباید سابقه اخراج انضباطی داشته باشند. ۵- گذراندن موفقیتآمیز دورههای آموزشی و آزمونهای مقرر، به استثنای کسانی که پیش از این حداقل ده سال به عنوان سردفتر دولتی خدمت کردهاند. ۶- داشتن حداقل ده سال سابقه کار عملی در امور حقوقی. ۷- داشتن مکان مناسب و شایسته برای انجام امور ثبتسازی. ۸- ارائه بیمهنامه معتبر در طول مدت اعتبار مجوز، علیه مسئولیت ناشی از خطاهای حرفهای، از یکی از شرکتهای بیمه دارای مجوز در کویت، به طوری که مبلغ پوشش بیمهای سالانه حداقل صد هزار دینار کویت باشد.
مدت اعتبار مجوز و تمدید آن:
۱- مدت اعتبار پروانهٔ سردار اسناد رسمی (وثیق) خصوصی دو سال است و قابل تمدید به همان مدت، بنا به درخواست وی میباشد.
۲- درخواست تمدید باید حداقل سی روز پیش از پایان مدت اعتبار پروانه ارائه شود.
۳- در صورت انقضای مدت پروانه بدون تمدید، سردار اسناد رسمی میتواند ظرف نود روز از تاریخ انقضا، درخواست تمدید ارائه دهد، مشروط بر اینکه عذری را ارائه کند که توسط کمیتهٔ اعطای پروانه پذیرفته شود؛ این امر بدون آنکه به حکم بند (۴) مادهٔ (۵۵) این آییننامه خللی وارد کند، صورت میپذیرد.
ممنوعیتها:
سردار اسناد رسمی از موارد زیر منع شده است:
۱- افشای هرگونه اطلاعاتی که مربوط به ذینفعان است و وی به موجب شغل خود به آنها دسترسی یافته یا آگاه شده است.
۲- ارائه هرگونه نسخه از دفاتر ثبت یا اسناد به غیر ذینفعان، مگر به حکم قاضی امور موقت دادگاه عالی.
۳- جابجایی هرگونه سوابق، مدارک یا اسناد از محل کار مجاز.
۴- انجام هرگونه معاملهای که در مورد آن، نسبت به یکی از شرکای شرکت حرفهای یا نمایندهٔ او، مانعالاجرای مندرج در مادهٔ (۵) این آییننامه وجود داشته باشد.
شکایات:
ادارهٔ مربوطه سردار اسناد رسمی را از هرگونه شکایتی که علیه او تقدیم شده، جهت پاسخگویی، ظرف پانزده روز از تاریخ ابلاغ مطلع میسازد. شکایت به همراه پاسخ وی، جهت تصمیمگیری مبنی بر حفظ یا ارجاع به تحقیقات، به کمیتهٔ انضباطی ارائه میشود.
پایان اعتبار پروانه به حکم قانون:
اعتبار پروانهٔ سردار اسناد رسمی در یکی از موارد زیر پایان مییابد:
۱- فوت.
۲- صدور حکم قطعی محکومیت وی به جرم جنایی یا جرمی که مخل شرافت یا امانت باشد، یا یکی از جرایم علیه شخصیت امیری یا تروریسم یا امنیت کشور؛ پس از ارجاع موضوع به کمیتهٔ اعطای پروانه جهت احراز تحقق موضوع.
۳- درخواست کتبی وی.
۴- عدم تمدید پروانه پس از گذشت نود روز از تاریخ انقضا، بدون عذر موجهی که توسط کمیتهٔ اعطای پروانه پذیرفته شود.
۵- انحلال، تصفیه یا انقضای شرکت حرفهای به هر دلیلی.
